Arhivarea documentelor cu sistemele de depozitare automate
Arhivarea documentelor - Depozitarea documentelor și a dosarelor
Documentele sunt o parte esențială a fluxurilor de lucru din fiecare companie. Depozitarea și arhivarea corectă a acestora sunt cruciale pentru a respecta cerințele legale de păstrare. Pe lângă documentele clasice pe hârtie, datele digitale au devenit tot mai importante. Cu toate acestea, documentele fizice sunt încă o componentă importantă în multe birouri și companii.
Outsourcing-ul depozitării documentelor
Unele companii externalizează arhivarea, lăsând această sarcină în seama unor furnizori specializați de servicii de arhivare. Aceștia oferă spații uscate și sigure pentru depozitarea documentelor pe termen lung. Cu toate acestea, outsourcing-ul nu este întotdeauna opțiunea ideală, mai ales în situațiile în care accesul rapid la documente este esențial sau când este vorba despre documente confidențiale.
Ce este arhivarea documentelor?
Arhivarea documentelor se referă la depozitarea și organizarea documentelor și dosarelor, cum ar fi fișele medicale, contractele sau chitanțele. Scopul este de a le putea regăsi rapid, în mod simplu și eficient. O arhivare profesională asigură că documentele sunt păstrate în siguranță, organizat și conform cerințelor de reglementare.
Depozitarea documentelor pe rafturi - O soluție tradițională
Soluția clasică pentru depozitarea dosarelor este utilizarea rafturilor de arhivare. Acestea permit stocarea pe înălțime a unei cantități mari de dosare, în spații relativ mici. Deși soluția este eficientă din punct de vedere al costurilor, depozitarea pe rafturi implică un efort considerabil, în special în arhivele mari:
- Timp îndelungat: Căutarea și regăsirea unui document poate consuma mult timp.
- Organizatoric: Rafturile trebuie organizate cu atenție pentru a asigura o regăsire eficientă a documentelor.
- Spațiu: Rafturile tradiționale ocupă mult spațiu, ceea ce le face nepotrivite pentru birourile cu spațiu limitat.
Hänel Rotomat® - Soluția inteligentă și ergonomică
O alternativă eficientă la depozitarea pe rafturi este sistemul de stocare inteligent Hänel Rotomat® pentru birouri. Acesta este un sistem ergonomic, compact și flexibil, care integrează dosarele și documentele direct în fluxul de lucru.
Beneficiile utilizării Hänel Rotomat®:
- Economie de spațiu: Principiul "paternoster" al sistemului Hänel Rotomat® permite arhivarea pe verticală a unei cantități mari de documente pe o suprafață restrânsă.
- Securitate: Sistemul protejează documentele de accesul neautorizat.
- Economie de timp și ergonomie: Sistemul "marfă-către-utilizator" aduce automat dosarul solicitat la punctul de preluare, reducând semnificativ timpul de căutare. Astfel, angajații nu mai trebuie să caute documentele pe rafturi, îmbunătățind ergonomia locului de muncă.
- Flexibilitate: Hänel Rotomat® oferă o varietate de opțiuni de depozitare, inclusiv dosare standard, dosare suspendate sau fișiere de fișe.
Sistemul Hänel Rotomat® pentru birouri reprezintă o soluție modernă și eficientă pentru depozitarea și arhivarea documentelor, oferind un management optim, siguranță și ergonomie.